Imprimir y enviar recibos
Acerca de los recibos
Cuando se completa un pago, puedes emitir un recibo impreso o enviarlo por SMS o correo electrónico. Cada recibo incluye un desglose de los artículos comprados, tanto con números enteros como decimales, cualquier descuento y los impuestos aplicables. Se pueden consultar recibos de los pagos rechazados de las principales entidades emisoras de tarjetas.
Puedes imprimir los recibos de tus clientes directamente desde Square Terminal o usar una impresora compatible conectada al Panel de control de Square, la aplicación de Square y los dispositivos de Square.
Antes de empezar
Los recibos deberán imprimirse en un tamaño de papel compatible. Consulta cómo configurar los perfiles de impresión.
Tras completar una transacción, recibirás la confirmación de pago correspondiente y podrás consultar los detalles del pago en la sección Transacciones del Panel de control de Square.
Debes conectar una impresora a tu TPV para imprimir los comprobantes numerados de tus clientes y los recibos de firma y propina. Consulta cómo conectar una impresora a tu TPV.
Para modificar el método de envío del recibo en el momento de la venta, pídele al cliente que pulse el número de teléfono o la dirección de correo electrónico en la pantalla del recibo y que introduzca la nueva información.
Si tu cliente ya ha facilitado una dirección de correo electrónico a otro negocio de la Comunidad Square para que le envíe un recibo en algún momento, puede que tenga activados los recibos automáticos. En ese caso, no se le pedirá que introduzca su información de contacto al completar la venta, y se enviará automáticamente un recibo a su dirección de correo electrónico.
Para ello, l opción Omitir pantalla de recibos debe estar desactivada. Ve a Ajustes > Proceso de pago > Firma y recibo > Omitir pantalla de recibos y desactiva la opción.
Para ciertas transacciones de mayor valor, la normativa fiscal española exige que las empresas recopilen los datos de los clientes antes de completar la venta y emitan una factura completa en lugar de un recibo estándar (factura simplificada).
Una vez que lo hayas hechoVERI*FACTU, Square te pedirá automáticamente que ingreses los datos fiscales de tu cliente para cualquier transacción superior a € 3,000 (IVA incluido) para la mayoría de las categorías comerciales, o € 400 (IVA incluido) para actividades específicas como joyas, arte, antigüedades, ventas de vehículos o servicios profesionales. Más información disponible enaquí.
Este formulario recopila información como el nombre completo o el nombre de la empresa de tu cliente, el número de identificación fiscal (NIF/CIF o identificación equivalente para no residentes) y la dirección.
Al finalizar la compra, la factura impresa incluirá estos datos junto con un código QR que confirmará que la transacción ha sido notificada y verificada por la AEAT, lo que garantiza que tu negocio sigue cumpliendo plenamente con la legislación fiscal española.
Imprimir recibos en papel
Puedes imprimir recibos tradicionales, sacar recibos de pagos rechazados, emitir tickets regalo o reimprimir recibos desde la aplicación de TPV.
- Para completar la transacción, acepta la tarjeta de tu cliente, un pago sin contacto o registra otra forma de pago en la pantalla correspondiente.
- Si imprimes los pedidos en persona desde el TPV, introduce el nombre del cliente o el número de pedido. Si no, se asignará un número de pedido automáticamente.
- Pulsa Imprimir recibo.
Puedes imprimir un ticket regalo una vez que se complete una venta. Para ello, sigue estos pasos:
- Abre la aplicación de TPV y pulsa Transacciones.
- Busca y selecciona el pago para el que quieras imprimir un ticket regalo.
- Pulsa Imprimir ticket regalo.
- Abre la aplicación de TPV y pulsa Transacciones.
- Busca y selecciona el pago que quieras volver a imprimir.
- Pulsa Recibo nuevo > Imprimir recibo.
Si un pago se rechaza por cualquier motivo, puedes imprimir un recibo y compartirlo con tu cliente como prueba. Esta opción puede activarse en un perfil de impresión y asignarse a varios dispositivos.
Para activar los recibos de pagos rechazados desde el Panel de control de Square, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Ajustes > Gestión de dispositivos > Perfiles > Perfiles de impresión para crear uno o editar uno que ya tengas.
- Activa la opción Recibos y selecciona Automáticamente en el menú desplegable Imprimir recibos.
- Activa la opción Imprimir recibos de pagos rechazados.
- Por último, pulsa Guardar.
Para activar los recibos de pagos rechazados en Square Terminal, sigue estos pasos:
Square Terminal cuenta con una impresora de recibos interna para la que no se necesita un perfil de impresión.
- En Square Terminal, pulsa Más > Ajustes > Hardware > Impresora.
- Toca Recibos y activa la opción Usar esta impresora para los recibos.
- Pulsa Imprimir recibos y, luego, Automáticamente.
- Activa la opción Imprimir recibos de pagos rechazados.
Si aceptas pagos en un dispositivo Square Terminal que esté conectado a la aplicación de Square a través de un código de dispositivo, deberás modificar los ajustes de los recibos en el dispositivo Square Terminal conectado.
- En Square Terminal, desliza el dedo por la pantalla de izquierda a derecha para abrir el menú.
- Pulsa Ajustes > Hardware > Impresora.
- Toca Recibos y activa la opción Usar esta impresora para los recibos.
- Pulsa Imprimir recibos y, luego, Automáticamente.
- Activa la opción Imprimir recibos de pagos rechazados.
Enviar y gestionar recibos digitales
- Para autorizar el pago, procesa la tarjeta del cliente o registra otra forma de pago en la pantalla correspondiente.
- Pídele al cliente que introduzca el número de teléfono o la dirección de correo electrónico en la pantalla de recibo.
- Toca Enviar desde el TPV.
La opción de enviar recibos digitales está activada de forma predeterminada en la aplicación de TPV, pero puedes desactivarla o volver a activarla en cualquier momento. Para ello, sigue estos pasos:
- Pulsa Más > Ajustes > Proceso de pago.
- Toca Recibo.
- Activa Omitir pantalla de recibos.
Si reenvías un recibo no se modificarán los ajustes de recibos automáticos del cliente.
Desde la aplicación de TPV, sigue estos pasos:
- Selecciona Transacciones.
- Busca y selecciona el pago cuyo recibo quieras volver a enviar.
- Pulsa Nuevo recibo.
Desde el Panel de control de Square:
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Transacciones.
- Utiliza la herramienta de selección de fechas para localizar un pago específico.
- Elige el pago cuyo recibo quieras volver a enviar y selecciona Enviar recibo.
Crear e imprimir facturas
Cuando un cliente vaya a pagar y te pida una factura, podrás generarla directamente desde el TPV durante el proceso de pago y después de tramitar el pago con el applet Transacciones.
- En la pantalla del recibo, selecciona Crear factura.
- Introduce los datos obligatorios de tu cliente que se incluirán en la factura: nombre de la empresa, NIF/CIF, dirección de la empresa y nombre del cliente.
- Si quieres, puedes desactivar Mostrar todos los artículos para cambiar una lista detallada de los artículos por una descripción generalizada.
- La descripción predeterminada es Menú completo, pero puedes modificarla.
- Selecciona Imprimir.
Nota: Si no puedes imprimir recibos táctiles durante el proceso de pago en Square Register o en un dispositivo Square Terminal conectado, puedes hacerlo desde el applet Transacciones.
Una vez que hayas habilitado los informes de Veri factu con Square, y de conformidad con la normativa fiscal española, Square mostrará automáticamente un formulario de información del cliente para cualquier transacción de alto valor (consulta los umbrales de importe aquí). Deberás rellenar este formulario antes de finalizar la venta.
- Después de pulsar Pagar, aparecerá un formulario en el que se te pedirán los datos del comprador.
- Rellena los campos obligatorios:
a. Nombre completo o razón social
b. Número de identificación fiscal (NIF/CIF o documento de identidad equivalente para no residentes)
c. Dirección (calle, número, ciudad y código postal) - Una vez completado el formulario, continúa con el proceso de pago como de costumbre.
- Cuando se haya procesado el pago, ve a la pantalla de recibos y selecciona Imprimir para generar la factura.
- La factura impresa mostrará la información de tu comprador y un código QR * Veri* factu confirmando que la transacción fue reportada a la AEAT.
El documento impreso mostrará la etiqueta “Factura” en lugar de “Factura simplificada”.
- Selecciona Transacciones en la barra de navegación y busca la que quieras.
- Pulsa Recibo nuevo.
- Selecciona Crear factura.
- Introduce los datos de tu cliente que se incluirán en la factura: nombre de la empresa, NIF/CIF, dirección de la empresa (campos obligatorios) y nombre y apellidos de tu cliente (campos opcionales).
- Si quieres, puedes desactivar Mostrar todos los artículos para cambiar una lista detallada de los artículos por una descripción generalizada.
- La descripción predeterminada es Menú completo, pero puedes modificarla.
- Selecciona Imprimir.
__ Nota__: Por el momento, esta función solo permite imprimir las facturas. Si se solicitan varias copias de la misma factura, tendrás que repetir los pasos anteriores para volver a generarla. El número único del recibo y el número de la factura simplificada no se modificarán.
Si ha habilitado los informes de Veri factu, la opción de crear e imprimir facturas desde el applet Transacciones después de que se complete una venta no estará disponible temporalmente. Esperamos restaurar esta funcionalidad pronto. Mientras tanto, puedes crear e imprimir facturas durante el proceso de pago directamente desde la pantalla del recibo, como se describe en este artículo.