請求書のテンプレートと設定を管理する
- 請求書と見積もりの表示、編集、作成、削除を行うための請求書に関するアクセス権限をお持ちのアカウントオーナーさままたはスタッフ。アクセス権限の設定は、Square データから行えます。
- 請求書プラスの登録者は、請求書テンプレートをカスタマイズできます。
請求書のテンプレートと設定について
請求書はカスタマイズ可能で、事業に合わせてデザインと設定を調整できます。初期設定のテンプレートを作成すると、次に請求書を作成するときに使うことができます。請求書テンプレートには、加盟店さまの情報が自動的に入力されます。
はじめる前に
Square データからは、以下のことが行えます。
請求書のカスタムレイアウトを選択
カスタムの請求書テンプレートを保存して再利用
必要に応じて請求書や請求書テンプレートにカスタムフィールドを追加
事業のロゴとブランドカラーを設定する場合、有料サブスクリプションは必要ありません。
テンプレートを作成・管理する
商品/サービス、支払いオプション、メモなどの項目をあらかじめ指定したテンプレートを作成しておくと、同じような業務や販売の際に再利用できます。
ご自身の事業向けに、最大100のテンプレートを作成できます。テンプレートを複数作成し終わったら、初期設定の請求書テンプレートを設定できます。初期設定のテンプレートは、請求書を新規作成するときに毎回一番最初に表示されます。
請求書テンプレートは、Square データからのみ作成できます。以下のとおりに操作します。
- Square データにログインし、[注文と支払い]（あるいは [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書] の順に進みます。
- [新規テンプレートを作成] >「 1回」または [定期送信] を選択し、テンプレート名を入力します。テンプレート名は、加盟店さまにのみ表示されます。
- 以下のような請求書テンプレートの詳細を入力します。
- 請求書の件名（お客さまに表示されます）。
- お客さまへのメッセージ。
- 1回限りの請求書の場合は、送信日を選択します。今すぐ送信、または作成日から7日後、14日後、30日後に送信のいずれかを選択します。
- 定期発行の請求書の場合は、開始日と終了日、請求書の支払い期限、自動引き落としを行うかどうかなどの送信予約の詳細を入力します。
- 請求書テンプレートに自動的に含める単位品目を追加します。
- 支払いオプションと、請求書の共有方法（メール、SMS、決済リンクを介した手動など）を選択します。
- テンプレートの詳細を入力し終わったら、[プレビュー] をクリックして、お客さまに請求書がどのように表示されるかを確認します。
- [テンプレートを保存] をクリックします。
商品ライブラリで商品に変更を加えた場合、変更内容はテンプレートに含まれる商品には反映されません。テンプレートに更新された商品情報を反映させるには、商品ライブラリで変更を加えた後に、対象の商品をテンプレートから一旦削除して再度追加してください。詳しくは、商品を登録・管理する方法をご覧ください。
複数のテンプレートを作成したら、新しい請求書を作成するときに初期設定となるテンプレートを1つ選択できます。初期設定のテンプレートは、以前の請求書の設定をすべて上書きします。初期設定のテンプレートを設定するには、以下のとおりに進めます。
- Square データにログインし、[注文と支払い]（あるいは [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書] の順に進みます。
- [テンプレート] から、初期設定として利用する請求書テンプレートを選択し、[初期設定として設定] をクリックします。
アカウントから請求書テンプレートを削除するには、以下のとおりに進めます。
- Square データにログインし、[注文と支払い]（あるいは [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書] の順に進みます。
- 削除するテンプレートを選択して、[削除] をクリックします。
請求書設定
新規請求書の設定を行います。この設定は、個々の請求書作成時に上書き変更できます。
Square データでロゴ、ブランドカラー、事業または店舗の情報を更新するには、[設定] > [アカウントと設定] > [支払い] > [レシート] の順に進みます。
[商品設定] で請求書の在庫管理を有効にする。ここで、請求書による在庫レベルの調整 のオン/オフを切り替えることができます。これにより、請求書の支払いが完了すると、請求書に記載された商品の在庫レベルが自動的に減少します。選択した店舗に適用されます。
詳しくは、在庫管理の設定方法をご覧ください。
見積もり設定
新規見積もりの初期設定を設定します。これらの設定は、個々の見積もりで上書き可能です。以下のとおりに進めます。
- Square データにログインし、[注文と支払い]（または [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書 ] > [見積もり] の順に移動します。
- [見積もり設定] で、初期設定を更新します。
- [保存] をクリックします。
お客さまが承諾した後、見積もりを請求書に自動的に変換します。これにより、見積もりが請求書に変換され、見積もり送信と同じ方法で請求書が送信されます。以下のとおりに進めます。
- Square データにログインし、[注文と支払い]（または [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書 ] > [見積もり] の順に移動します。
- [初期設定の変換] で、[お客さまが承諾した時点で見積もりを請求書に自動変換] をオン/オフにします。
- [保存] をクリックします。
詳しくは、請求書の見積もりを作成・送信する方法をご覧ください。
カスタマイズ設定
事業イメージに合わせたデザインにカスタマイズできます。ブランドディングすることで、お客さまの印象に残りやすくなります。カスタマイズした内容は、今後送信されるすべての見積もりと請求書に適用されます。テンプレートごとに、次のことが行えます。
請求書を印刷またはダウンロードする際は、PDF形式の請求書に適用するレイアウトを次の手順で選択します。
- Square データにログインし、[カスタマイズ] に移動します。
- 「レイアウト」で、オリジナル、モダン、クラシックのいずれかを選択します。
- [プレビュー] をクリックしてお客さまに表示される画面を確認し、完了したら [保存] をクリックします。
「請求書」の下にある [設定] タブに加え、次の手順でSquare データからロゴを更新することも可能です。[注文と支払い]（または [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書] > [設定] > [カスタマイズ] タブの順に移動します。請求書に表示するロゴをフレーム付きまたはフルサイズから選択します。
- フレーム付き：シンプルなデザインの場合、ソーシャルメディアで使うロゴのようなフレーム付きレイアウトが最適です。事業名とともに表示されます。
- フルサイズ：フルサイズのロゴは見栄えがよく、請求書に大きく配置されます。
高解像度または比率が2:1の場合、1280x648ピクセル以上のサイズをお勧めします。
ロゴ、ブランドカラー、事業または店舗の情報は、Square データの [アカウントと設定] で更新できます。
請求書や見積もりに表示される言葉をカスタマイズして、お客さまと事業について会話するときに使う言葉に合わせることが可能です。請求書や見積もりに表示される以下の用語を編集できます。
- 商品：請求の対象となるものの表現として最適な言葉を選択してください。たとえば、美容室では「サービス」、衣料品店では「商品」または「製品」など。
- お客さま：請求書や見積もりに表示されるお客さまの呼び名（お客さま、クライアント、請求書受取人など）。
- 数量：たとえば、コンサルタントの場合は「時間」、衣料品店では「数量」など。
- サービス実施日：請求の対象となる商品やサービスに関する日付（サービス実施日、イベント開催日、お届け日など）。
- 価格：請求の対象となる単価。価格、レート、単価がこれに当たります。
- 一部入金：商品やサービスの予約に必要な代金（一部入金、予約金、手付金など）。