Crea y administra órdenes de compra
Acerca de las órdenes de compra
Puedes crear y administrar órdenes de compra fácilmente para estar al tanto de tus productos, hacer un seguimiento de tus proveedores y recibir inventario.
Al crear un artículo para una orden de compra, puede ingresar manualmente el nombre del artículo, el precio y el costo por unidad en el mismo lugar. Una vez que se hayan creado los artículos y estén listos para incluir en una orden de compra determinada, se llenará el surtido como menú desplegable para que puedas elegir.
Si ya creaste los artículos para incluir en una orden de compra determinada, solo escribe y se llenará el surtido como menú desplegable para que puedas elegir. Si necesitas crear un artículo para una orden de compra, puedes ingresar manualmente el nombre del artículo, el precio y el costo por unidad en el momento.
Antes de comenzar
Puedes crear órdenes de compra desde la aplicación de PDV Square para Tiendas en dispositivos iOS o en el Panel de Datos Square.
Es posible agregar hasta un máximo de 500 artículos diferentes a cada orden de compra.
Actualmente, las órdenes de compra no admiten el pedido ni la recepción de cantidades decimales, solo números enteros.
Crear órdenes de compra
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Artículos y servicios (o bien a Artículos y menús o Artículos e inventario) > Artículos > Control de inventario > Órdenes de compra.
- Haz clic en Crear.
- Ingresa los detalles de la orden de compra, como el nombre del proveedor, la sucursal de entrega, la fecha prevista y la información del artículo.
- Haz clic en Crear o Guardar como borrador.
- Agrega la dirección de correo electrónico del proveedor y una nota opcional. Para consultar la orden de compra antes de pulsar Enviar, haz clic en Vista previa del correo electrónico.
- Si quieres conservar una copia de la orden de compra, selecciona Enviarme una copia, Guardar como PDF o Guardar como CSV.
- Haz clic en Enviar o en Listo.
Desde la aplicación PDV Square con el modo de tienda activado o la aplicación PDV Square para Tiendas:
- Abre tu aplicación de punto de venta y luego pulsa Inventario.
- Pulsa Órdenes de compra > Crear orden de compra.
- Selecciona un proveedor existente o pulsa Crear nuevo proveedor. Pulsa Continuar.
- Con la barra de búsqueda o un escáner de código de barras compatible, selecciona los artículos que deseas aplicar a la orden de compra y pulsa Continuar. Para consultar solo los artículos asociados con el proveedor actual, habilita el filtro “Solo nombre del proveedor” durante la búsqueda.
- Agrega cantidades, un código de proveedor y un costo por unidad. Para hacer un ajuste, pulsa el campo correspondiente. Pulsa Continuar.
- Revisa la información de la orden de compra.
- Agrega una fecha esperada, los impuestos pertinentes y una nota opcional.
- Pulsa Crear o Guardar para completar el borrador en otro momento.
Cuando crees la orden de compra, puedes enviarte una copia a ti o al proveedor. También puedes agregar una nota opcional.
Cuando crees una orden de compra para un proveedor existente, la variante del artículo se asociará con ese proveedor y su costo de compra. Los artículos asociados con un proveedor serán visibles en la pestaña Vendors en tu Surtido de artículos.
Crear artículos a partir de órdenes de compra
- Sign in to Square Dashboard and go to Items & services > Purchase orders.
- Click Create.
- Enter the order information and the name of the item you would like to create. Alternatively, click Import items.
- Click Create or Save as Draft.
From the Square POS app with retail mode enabled or from the Square Retail POS app:
- Open the app and tap Inventory.
- Tap Purchase orders > Create purchase order.
- Choose an existing vendor or type Create vendor. Tap Continue.
- Search or scan items.
- Enter the item quantity, then tap Save.
- Review order details, then tap Create.
- Send notifications to yourself or the vendor with an optional note.
Your newly created item will automatically populate in your purchase order. A maximum of 500 unique items can be added to a single Purchase Order.
Additionally, on the item creation page, if you click View All Item Properties, you can add other information such as the locations your new item is carried, or item variations.
Recibir una orden de compra
Si el inventario está dañado o no se entregará por alguna otra razón, haz clic en Actualizar junto a la línea de pedido afectada. Marcar los artículos como dañados, robados o como una pérdida no afectará tu informe de Costo de bienes vendidos (COGS).
Si recibes una orden de compra, puedes ingresar tarifas de envío y transporte o de otro tipo al hacer clic en Agregar comisión. Los costos adicionales se incluirán en tu informe de COGS. Agregar comisiones adicionales no afectará el costo por unidad de los artículos individuales en la orden de compra.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Artículos y servicios (o bien a Artículos y menús o Artículos e inventario) > Artículos > Control de inventario > Órdenes de compra.
- Selecciona la orden de compra que recibiste.
- Haz clic en Recibir todas o No recibir ninguna. Para recibir una parte del inventario, haz clic en Recibir en la fila del producto.
- Ingresa el monto que recibes parcialmente.
- Haz clic en Guardar.
Desde la aplicación PDV Square con el modo de tienda activado o la aplicación PDV Square para Tiendas:
- Abre tu aplicación de punto de venta y luego pulsa Inventario. Si usas la aplicación PDV Square para Tiendas en Square Register, pulsa el ícono de la lista en el extremo izquierdo de la pantalla.
- Pulsa Órdenes de compra > luego, pulsa la orden de compra correspondiente.
- Pulsa Recibir artículos > marca los artículos correspondientes a recibir.
- Pulsa Modificar, luego pulsa Recibir por completo para recibir la cantidad total o Recibir parcialmente para recibir solo una parte > luego, pulsa Guardar.
- Pulsa Siguiente para consultar el Resumen de órdenes de compra.
- Pulsa Recibir para completar la recepción.
Editar órdenes de compra
Puedes editar órdenes de compra desde el Panel de Datos Square, la aplicación PDV Square con el modo de tienda activado o desde la aplicación PDV Square para Tiendas.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Artículos y servicios (o bien a Artículos y menús o Artículos e inventario) > Artículos > Control de inventario > Órdenes de compra.
- Haz clic en la orden de compra que quieres editar.
- Haz clic en Editar orden > actualiza la información.
- Haz clic en Guardar.
Cuando se edita una orden de compra, no se genera de manera automática un nuevo correo electrónico para el proveedor. Para asegurarse de que reciban la información actualizada:
- En Órdenes de compra, haz clic en (•••) a la derecha de la orden de compra.
- Haz clic en Enviar como correo electrónico.
- Incluye una nota para explicar que se actualizó la orden de compra.
- Haz clic en Enviar.
También puedes editar una orden de compra directamente desde la aplicación Punto de venta con cualquier dispositivo compatible (iPhone, iPad, Square Terminal y Square Register). Para comenzar, sigue estos pasos:
- Pulsa Inventario en la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla.
- Pulsa Órdenes de compra > luego, pulsa la orden de compra correspondiente en la lista “Activas”.
- Selecciona los artículos que deben actualizarse para abrir la pantalla “Modificar recepción de artículo”.
- Edita la información correspondiente y repite esos pasos para los artículos afectados.
- Pulsa Guardar para finalizar la edición.
Cancelar una orden de compra
Para cancelar una orden de compra, debes acceder a tus órdenes de compra existentes. Estas pueden ser órdenes de compra recibidas, creadas o importadas previamente. Puedes cancelar una orden de compra directamente desde el Panel de Datos Square.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Artículos y servicios (o bien a Artículos y menús o Artículos e inventario) > Artículos > Control de inventario > Órdenes de compra.
Haz clic en los (•••) junto a la orden de compra que deseas cancelar.
Haz clic en Cancelar orden.
Después de cancelar una orden de compra, se mueve a la sección Órdenes archivadas.