Ajustez vos paramètres de rendez-vous
À propos des paramètres de Rendez-vous Square
Définissez la manière dont vous souhaitez gérer les rendez-vous dans votre entreprise en sélectionnant vos préférences dans les paramètres de calendrier, de réservation et de communication. Vous pouvez également consulter votre historique pour accéder rapidement aux détails des rendez-vous passés. La configuration de vos préférences vous aide à gérer les rendez-vous et à informer automatiquement vos clients.
Avant de commencer
Avant de pouvoir ajuster vos paramètres de rendez-vous, vous devez configurer votre compte Rendez-vous Square et vos paramètres de réservation en ligne. Découvrez comment configurer votre entreprise de santé et de beauté avec Square et configurer la réservation en ligne.
Après la configuration de Rendez-vous Square, vous pourrez ajuster les paramètres de rendez-vous suivants à partir de votre Tableau de bord Square :
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Calendrier et réservation : Configurez l’acceptation des paiements, les réservations et la programmation en ligne, la disponibilité du personnel et des services, et plus encore.
Utilisez un filtre Faux rendez-vous pour supprimer certains de vos créneaux de réservation afin de donner l’image d’une entreprise très demandée ou de réserver simplement une partie de votre journée à d’autres tâches.
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Communications : Choisissez quand et comment vos clients reçoivent les confirmations et les rappels de rendez-vous.
Personnalisez les notifications automatisées envoyées à vos clients pour les mises à jour de rendez-vous.
Historique : consultez, modifiez et exportez l’historique de vos rendez-vous.
Vous pouvez également définir vos préférences de paiements et d’annulations. Découvrez comment gérer les annulations des réservations et les politiques de paiement anticipé.
Étape 1 : Gérer les paramètres de calendrier et de réservation
Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Rendez-vous ou Paiements > Rendez-vous.
Cliquez sur Paramètres > Calendrier et réservations.
Sélectionnez les options ci-dessous pour définir vos préférences.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer avant de passer à l’étape 2.
Sélectionnez le lieu où auront lieu les rendez-vous :
- En personne dans votre établissement
- En personne chez votre client
- En personne, dans votre établissement et chez votre client
- Virtuellement ou par téléphone uniquement
Sélectionnez la garantie de réservation que vous préférez :
- L’entreprise accepte toutes les demandes de rendez-vous automatiquement
- Ll’entreprise doit accepter ou refuser manuellement toutes les demandes de rendez-vous
Sélectionnez l’option de Fuseau horaire de réservation client de votre choix :
- Autoriser les clients à choisir leur fuseau horaire lors d’une réservation
- Coordonner le fuseau horaire de réservation avec celui de l’entreprise
Réservation en ligne
Indiquez à quel intervalle les rendez-vous peuvent être programmés :
- Selon la durée du service : Ce paramètre répartit votre disponibilité en créneaux horaires correspondant à la durée du service. Par exemple, des services de 20 minutes diviseront votre période de disponibilité et créneaux de 20 minutes.
- À 10 minutes d’intervalle
- À 15 minutes d’intervalle
- À 20 minutes d’intervalle
- À 30 minutes d’intervalle
Définissez combien de temps à l’avance vos clients doivent prendre rendez-vous, de une heure à quatre semaines.
Limitez combien de temps à l’avance vos clients peuvent prendre rendez-vous : de 7 à 365 jours. Cette option est utile si vous savez exactement à quoi ressemblera votre horaire dans quelques semaines ou quelques mois.
Si cette option est activée, les clients pourront choisir parmi les cases horaires disponibles et obtenir l’affectation automatique d’un membre du personnel.
Si cette option est activée, les clients pourront réserver plusieurs services pour un même rendez-vous lorsqu’ils effectueront leur réservation en ligne.
Cette option est uniquement disponible avec un abonnement à Rendez-vous Square Plus ou Premium.
Si elle est activée, vos clients pourront réserver différents services avec différents membres du personnel pour un seul et même rendez-vous. Découvrez comment prendre des rendez-vous avec plusieurs membres du personnel.
Remarque : Lors des rendez-vous impliquant plusieurs employés, les pourboires seront répartis de façon proportionnelle par rapport à la valeur du service.
Les clients qui réservent en ligne sur votre site ne verront plus aucune mention des « membres du personnel ». Les services seront toujours attribués automatiquement à des membres du personnel, de sorte que vous les verrez toujours, mais pas le client.
Cette option est recommandée si vous ne souhaitez pas autoriser les clients à voir un membre du personnel lors d’un rendez-vous.
Filtre Faux rendez-vous
Le filtre Faux rendez-vous vous permet de retirer certaines disponibilités pour renvoyer l’image d’une entreprise très demandée ou de laisser une partie de votre journée libre pour vous focaliser sur d’autres tâches.
Désactivé : aucun filtre n’est appliqué à votre calendrier.
Retirer 25 % de mes disponibilités : environ 25 % du nombre total de créneaux ouverts est retiré.
Retirer 40 % de mes disponibilités : environ 40 % du nombre total de créneaux ouverts est retiré.
Retirer 50 % de mes disponibilités : environ 50 % du nombre total de créneaux ouverts est retiré.
Étape 2 : Gérer les paramètres de communication des rendez-vous
Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Rendez-vous ou Paiements > Rendez-vous.
Cliquez sur Paramètres > Communications.
Sélectionnez les options ci-dessous pour définir vos préférences.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer avant de passer à l’étape 3.
Si cette option est activée, vous pouvez choisir entre un message texte, un courriel ou les deux comme mode de confirmation.
Choisissez le moment de l’envoi de la demande de confirmation entre deux heures et une semaine avant le rendez-vous.
Notifications personnalisées
Personnalisez le message facultatif dans les notifications envoyées à vos clients. Certaines notifications peuvent ne pas s’appliquer en fonction des paramètres de cette page et de vos paramètres Calendrier et réservation. Les notifications sont envoyées dans la langue de votre choix.
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Dans la section Notifications personnalisées de vosParamètres de communication, sélectionnez les modèles de communication sous les types de notifications suivants :
Nouveaux rendez-vous
Confirmations et rappels
Modification de rendez-vous
Annulations des rendez-vous
Utilisez des variables entre parenthèses pour inclure des informations générées dynamiquement.
Saisissez un objet et un message pour les notifications par courriel.
Saisissez un message pour les notifications par texto.
Cliquez sur Enregistrer.
Étape 3 : Consulter, modifier et effectuer des actions pour les rendez-vous passés (facultatif)
Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Rendez-vous ou Paiements > Rendez-vous.
Cliquez sur Paramètres > Historique.
Sélectionnez un rendez-vous pour afficher plus de détails.
Sur la page Détails du rendez-vous, cliquez sur les détails que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur Enregistrer.
- Sur la page Détails du rendez-vous, cliquez sur Plus.
- Cliquez sur Annuler le rendez-vous ou Marquer comme absent.
- Indiquez de quelle manière vous souhaitez informer le client et confirmez l’action.
- Sur la page Détails du rendez-vous, cliquez sur Encaisser un paiement.
- Choisissez un mode de paiement et cliquez sur Facturer la carte.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square, puis accédez à Rendez-vous ou à Paiements > Rendez-vous.
- Cliquez sur Paramètres > Historique.
- Cliquez sur Exporter pour télécharger et enregistrer un fichier .CSV.
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