請求書でプロジェクトを作成・管理する
請求書プロジェクトについて
請求書機能を使用すると、デジタルファイルを管理し、添付ファイルを一つの作業スペースにアップロードできるプロジェクトを作成できます。請求書、定期請求、見積書、契約書を素早くアクセスできるようリンクできます。作業中に非公開のメモやアイデアを追加することもできます。
プロジェクトを作成すると、検索、編集、登録済みの顧客とのプロジェクトリンク共有など、様々な作業が行えます。プロジェクトに追加した顧客にプロジェクトリンクをメールで送ると、顧客は請求書、見積もり、契約書を確認し、必要な操作を行うことができます。添付ファイルを表示可能に設定した場合、顧客はそれらも閲覧できます。
はじめる前に
Square データとSquare 請求書アプリからプロジェクトの作成と管理ができます。
プロジェクトにリンクされた請求書に関連する見積もりがある場合、その見積もりも自動的にプロジェクトにリンクされます。
「見積もり金額」または「プロジェクト金額」フィールドを追加して、このプロジェクトでの予想収益を把握できます。また、「成約確率」のパーセンテージを追加して、このプロジェクトの受注可能性を評価することもできます。どちらのフィールドも任意ですが、業務の優先順位付けに役立ちます。
請求書プロジェクトを作成する
- Square データにログインし、[注文と支払い]（または [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書] > [プロジェクト] の順に移動します。または、[概要] > [プロジェクトを作成] の順に移動します。
- [プロジェクトを作成] をクリックします。
- プロジェクトに関連するお客さまを追加します。
- プロジェクト名、プロジェクトの段階、日時、開始日（任意）、終了日（任意）、説明を入力します。必要に応じて、見積もり金額やプロジェクト獲得の実現率を追加することもできます。[作成] をクリックします。
- 任意の場所を追加し、[作成] をクリックします。
- [プロジェクト] をタップし、(+) をタップして新規プロジェクトを作成します。
- プロジェクトに関連するお客さまを追加します。
- プロジェクト名、段階、プロジェクト開始日（任意）、プロジェクト終了日（任意）を入力します。必要に応じて、プロジェクトの金額やプロジェクト獲得の実現率を追加することもできます。
- [保存] をタップします。
新しい見積もりを作成すると、プロジェクトが自動的に作成されます。これにより、追加の手順なしで作業を追跡できます。
- Square データにログインし、[請求書] > [見積もり] の順に移動します。
- [見積もりを作成] をクリックし、[この見積もりに対して新規プロジェクトを自動で作成] のスイッチを見つけます。
- オンにするとプロジェクトが自動的に作成され、オフにすると手動で管理できます。
ご注意：日付がまだわからない場合でもプロジェクトを作成できます。日付フィールドを空白のままにし、詳細が確認されたら後で追加してください。
請求書プロジェクトを管理する
プロジェクトを作成したら、Square データまたはSquare請求書アプリのプロジェクトワークスペースから管理できます。
- Square データにログインし、[注文と支払い]（または [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書] > [プロジェクト] の順に移動します。
- プロジェクトを選択して (+) をクリックし、新規または既存の請求書、定期請求書、見積もり、契約書を追加します。なお追加するファイルは、タイトル、ID、ステータスなどで検索できます。
- オプションの添付ファイルを追加するには、(+) をクリックします。
- プロジェクトに内部メモを追加するには、[メモを追加] をクリックします。
- プロジェクトの取引履歴ログを表示します。すべて、期限超過、失敗、または承認済みで絞り込むことができます。
- また、(•••) をクリックしてプロジェクトを編集したり、完了済みにしたり、削除したりできます。
ご注意：[削除を確定] を選択すると、そのプロジェクトにはアクセスできなくなります。
プロジェクトの段階を整理する
Square データ またはSquare 請求書アプリのプロジェクトタブから、案件管理ボードにアクセスでき、見込み客や支払い状況をより効率的に追跡できます。表示形式をクリックして、ボード表示とリスト表示を切り替えることができます。どちらの表示形式でも、プロジェクトを「問い合わせ」「提案中」「契約済み」「進行中」「完了」などの段階に分類できます。
プロジェクトには、ステータスインジケーター付きの添付文書が最大3つ表示され、追加の文書が添付されている場合は「その他」インジケーターが表示されます。
プロジェクトを並べ替えて、最も関連性の高い作業を最初に表示します。
最近更新：最もアクティブなプロジェクトを最初に表示します（初期設定の並べ替え）。
日付：日付のあるプロジェクトが最初に表示され、日付のないプロジェクトが続きます。
名前：アルファベット順に並べ替えます。
プロジェクトの段階を変更する方法は3つあります。
プロジェクトのリストビューで直接変更する
プロジェクトの作成・編集時に表示されるドロップダウンメニューを利用する
パイプライン/ボードビューの段階列でプロジェクトタイルをドラッグ アンド ドロップする
プロジェクトリンクを共有する
Square データにログインし、[注文と支払い]（または [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書] > [プロジェクト] の順に移動します。
プロジェクトを開きます。
[顧客] を選択し、主要受取先が設定されていることを確認します。追加の顧客はSquare データから共有する前にのみ追加できます。追加するには、[プロジェクトの概要] に移動し、[編集] をクリックします。[プロジェクトを編集] 画面で、顧客の名前またはメールアドレスで検索し、[保存] をクリックします。
[共有] を選択します。
必要に応じてメモを追加して、[共有] を選択します。
追加の顧客はSquare データから共有する前にのみ追加できます。追加するには、[プロジェクトの概要] に移動し、[編集] をクリックします。[プロジェクトを編集] 画面で、顧客の名前またはメールアドレスで検索し、[保存] をクリックします。
プロジェクトを共有する際、[プロジェクトの閲覧に、お客さまによるログインを求める] を選択すると、お客さまがプロジェクトにアクセスする際に本人確認を求めることができます。この機能によってセキュリティがさらに強化されます。これは、機密性の高い情報を共有する場合に特に重要です。
顧客情報を管理する
共有前に主要顧客を変更したり顧客を削除したりするには、以下の手順を行います。
Square データにログインし、[注文と支払い]（または [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書] > [プロジェクト] の順に移動します。
プロジェクトから、[編集] または [•••] > [プロジェクトを編集] の順にクリックします。
複数の顧客がいる場合は、新しい主要顧客にしたい顧客の横にある [主要✓] をクリックします。
削除するには、顧客にマウスを合わせてゴミ箱アイコンをクリックし、[削除] をクリックします。