Créer et gérer des comptes internes Square
- Les commerçants qui ont l’autorisation de créer, de modifier et de facturer des comptes internes peuvent gérer les comptes internes.
- Les commerçants qui ont l’autorisation de consulter un compte interne et d’en faire le passage en caisse peuvent facturer celui-ci. Définissez les autorisations dans le Tableau de bord Square.
À propos des comptes internes Square
Les comptes internes Square vous permettent de passer une commande sur le compte interne d’un client et de percevoir le paiement par facture ou par carte enregistrée, comme convenu entre vous et votre client.
Avec les comptes internes Square, vous pouvez permettre aux clients de recevoir des produits et des services sans avoir à les payer immédiatement. Vous pouvez établir une limite de dépenses pour le compte et le client peut effectuer des achats dans cette limite. Vous pouvez consulter le solde courant du compte interne du client et envoyer une facture pour percevoir le paiement ultérieurement.
Les comptes internes sont idéaux pour fidéliser vos clients et les encourager à revenir. Lors du passage en caisse, vous pouvez facturer un paiement sur le compte interne d’un client afin que la vente soit enregistrée et que les stocks soient mis à jour automatiquement, le tout sans avoir à percevoir un paiement à chacune de ses visites. Vous pouvez également simplifier la facturation en appliquant des remises aux commandes en gros ou en grande quantité, et programmer des factures récurrentes afin que les clients puissent régler leurs comptes en ligne.
Avant de commencer
Vous pouvez facturer le compte interne d’un client sur tout le matériel de paiement et les appareils mobiles Square, ainsi que sur les dernières versions de l’application Solution PDV.
Les paiements pour les comptes internes doivent être effectués dans un délai de 12 mois.
Comme pour les transactions par Cartes enregistrées, un reçu électronique est envoyé à l’adresse courriel du client indiquée lors de la configuration du compte interne. Si vos clients veulent recevoir un duplicata du reçu, ils peuvent choisir une option à la fin du processus de passage en caisse.
Les comptes internes ne sont pas disponibles pour les entreprises situées en Saskatchewan, au Nouveau-Brunswick ou en Nouvelle-Écosse.
De plus, vous ne pouvez pas utiliser les comptes internes pour accorder des prêts, imposer des frais de financement ou accepter des remboursements échelonnés.
Vous devriez consulter un conseiller juridique indépendant avant d’offrir des comptes internes.
Créer et gérer des comptes internes Square
Pour créer des comptes internes individuels pour vos clients à partir du Tableau de bord Square :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Aperçu.
- Cliquez sur Créer un compte.
- Sélectionnez le client pour le compte et le point de vente de l’entreprise.
- Vous pouvez également ajouter un nom de compte et des notes.
- Saisissez une limite de dépenses.
- Sélectionnez le point de vente de rapport du client et le mode de facturation préféré.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour configurer l’ordre d’affichage des comptes internes Square comme option de paiement sur l’écran de passage en caisse :
- Ouvrez l’application et touchez ≡ Plus > Paramètres > Passage en caisse > Paiement.
- Touchez Types de paiement.
- À côté de Compte interne, maintenez l’icône (⋮⋮) enfoncée et faites-la glisser dans la liste pour réorganiser vos options de paiement.
Pour désactiver les comptes internes comme type de paiement, touchez (X).
Pour modifier les comptes internes des clients à partir du Tableau de bord Square :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Aperçu.
- Sélectionnez le compte interne à modifier.
- Cliquez sur (•••) > Modifier les détails du compte.
- Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier les comptes internes des clients à partir de Solution PDV :
- Ouvrez l’application et touchez ≡ Plus > Clients.
- Sélectionnez un client.
- Sous le compte interne, touchez (•••) > Modifier les détails du compte.
- Apportez vos modifications, puis touchez Enregistrer.
Vous pouvez verrouiller le compte interne d’un client afin qu’il ne puisse plus être utilisé pour des transactions. Pour verrouiller un compte interne à partir du Tableau de bord Square :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Aperçu.
- Sélectionnez le compte interne à verrouiller.
- Cliquez sur (•••) > Verrouiller le compte.
Pour verrouiller un compte interne à partir de Solution PDV :
- Ouvrez l’application et touchez ≡ Plus > Clients.
- Sélectionnez un client.
- Sous le compte interne, touchez (•••) > Verrouiller le compte.
Pour fermer un compte interne à partir du Tableau de bord Square :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Aperçu.
- Sélectionnez le compte interne à fermer.
- Cliquez sur (•••) > Fermer le compte.
Les ajustements manuels vous permettent de modifier le solde du compte interne d’un client. Vous pouvez augmenter le solde jusqu’à la limite de dépenses du compte ou diminuer le solde s’il en reste un impayé.
Les rajustements ne peuvent être effectués qu’à partir du Tableau de bord Square.
Pour effectuer un rajustement :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Aperçu.
- Sélectionnez le compte interne à rajuster.
- Cliquez sur (•••) > Effectuer un rajustement.
- Suivez les instructions, puis cliquez sur Appliquer.
Les rajustements sont uniquement enregistrés dans les comptes internes et n’apparaissent pas dans les transactions ou les rapports.
Passer en caisse avec des comptes internes
Une fois que vous avez créé au moins un compte interne, vous pouvez commencer à y facturer des achats.
Pour facturer des achats sur un compte interne à partir de Solution PDV Square :
- Lorsque vous finalisez une transaction, touchez Facturer.
- Touchez Compte interne comme type de paiement.
- Touchez Confirmer > Facturer.
Pour rembourser une transaction facturée sur le compte interne d’un client, suivez les étapes de remboursement d’un paiement comme vous le feriez pour toute autre transaction. Une fois le paiement remboursé, le solde du compte du client est automatiquement rajusté.
Envoyer des factures pour les comptes internes
Vous pouvez configurer des factures Square récurrentes et des paiements automatiques via une carte enregistrée pour régler les comptes de vos clients. Vous pouvez également percevoir des paiements individuels pour un compte interne en créant manuellement une facture et en l’envoyant au client.
Pour percevoir un paiement par le biais d’une facture Square, des achats doivent être facturés sur le compte interne d’un client et le solde doit être négatif. Pour le moment, vous ne pouvez pas percevoir de paiements anticipés ou accepter de paiements ACH en utilisant des comptes internes.
Pour vous assurer que les paiements sont correctement associés au bon compte interne, une facture de compte interne doit être créée via le flux de perception des paiements de ce compte dans le Tableau de bord Square ou dans Solution PDV Square. La facture ne doit pas être créée ou dupliquée via l’onglet Factures de Solution PDV Square. Une fois créées, les factures pour les comptes internes peuvent être mises à jour en passant par l’onglet Factures.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes.
- Sélectionnez le compte interne à facturer.
- Assurez-vous que le mode de facturation est bien Facture récurrente.
- Cliquez sur Percevoir un paiement.
- Choisissez l’option de livraison. Sélectionnez Manuellement pour créer un lien à partager.
- Sélectionnez la date d’envoi et la date d’échéance de la facture.
- Vous pouvez également ajouter une note à la facture.
- Cliquez sur Envoyer.
Un relevé du solde du compte comprenant le détail des transactions sera joint à la facture sous forme de fichier PDF.
- Ouvrez l’application et touchez ≡ Plus > Clients.
- Recherchez le client à facturer et trouvez son compte interne.
- Touchez (•••) > Percevoir un paiement.
- Remplissez les informations de facturation associées au besoin.
Si un compte interne n’envoie pas de paiement de manière indépendante, vous pouvez percevoir manuellement un paiement sur une facture à partir du Tableau de bord Square. Pour commencer :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures.
- Cliquez sur Factures.
- Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez percevoir manuellement le paiement.
- Touchez Ajouter un paiement pour sélectionner le compte interne du client.
- Sélectionnez Facturer la carte ou Enregistrer le paiement pour enregistrer un paiement en espèces, par chèque ou par un autre mode de paiement à partir du compte interne du client.
- Touchez Confirmer.
Afficher les rapports de comptes internes
Pour afficher un rapport sur les transactions de votre compte interne :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Rapports.
- Cliquez sur Date pour ajuster la période.
- Vous pouvez également cliquer sur Exporter au format CSV pour télécharger votre rapport.
Pour afficher le montant total des ventes en utilisant les comptes internes comme mode de paiement :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Rapports.
- Accédez à Rapports > Modes de paiement pour afficher toutes les transactions liées au compte interne.
Afin d’éviter une double comptabilisation, les paiements effectués pour rembourser le solde d’un compte interne ne sont pas comptabilisés dans le total des ventes. Vous pouvez consulter les paiements dans les onglets Factures Square et Comptes internes Square, ainsi que sur la page Modes de paiement de l’onglet Rapports du Tableau de bord Square.